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jueves, 11 de noviembre de 2010
miércoles, 3 de noviembre de 2010
martes, 2 de noviembre de 2010
sábado, 30 de octubre de 2010
viernes, 29 de octubre de 2010
jueves, 28 de octubre de 2010
Decretos y Leyes
Rosa carvajal
DECRETO 1584 DE 1994
Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de ComercioNTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir.
Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación
UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES
Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como unidad de conservación en base a cualquier archivo estas unidades son:
Paquetes
Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo así fijando en una de sus caras un titulo de identificación
Como podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservación de estos ya sea por su mal manipulación o manejo, ocasionando roturas generando también un ambiente de deterioro biológico y complicando el proceso de depósito, manipulación y consulta.
Legajos
Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.
Esta manera muestra las siguientes faltas.
- es frágil contra el polvo y fricción,
- el cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernación pasando ha un deterioro de tipo físico como roturas y rasgaduras,
- la agrupación indiscriminada de diferentes formatos y tipos de papel,
- con el tiempo los adhesivos tienden a cristalizarse y se tornan insolubles por lo cual son muy difíciles de remover,
Libros
Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservación del documento.
Cajas
Es el instrumento que más ofrece mejor seguridad en cuanto la conservación de documentos durante las fases de depósito y manipulación en este caso encontramos amplia variedad de estilos entre ellos encontramos.
Polipropileno
Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general so bastantes herméticos Por su peso las hace bastantes ligeras y por lo general son suficientes herméticas esta ultima por su poca ventilación puede general micro-climas que faciliten la difusión de agentes patógenos como hongos y bacterias.
Cartón
Debido que es muy económico por su precio contamos con su buena resistencia en la manipulación, funcionando así excelentemente como barrera frente fluctuaciones medio-ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones ácidos, requiriendo un recubrimiento que evite la migración por contacto de la acidez del cartón con los documentos como buena recomendación los documentos se guarden con carpetas para evitar algún cambio.
NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística
En esta norma se explica cuales son las reglas para diligenciar el formato y términos de cómo se debe hacer una descripción de archivo y el formato mismo.
Esta norma recoge la última versión (en español) difundida por el Concejo Internacional de Archivos y ultimas adiciones propuestas por Colombia.
1 glosario de términos relacionados con las reglas que se enuncian para la descripción de archivos.
Allí encontramos todos los vocablos utilizados en las descripciones de los archivos; se crearon para la mejor comprensión de la norma; encontramos entre otros: expediente, acceso, fondo, organismo, procedencia, serie, subserie, tipología, unidad documental, valoración.
2. niveles de descripción,
Los niveles están distribuidos de acuerdo a ciertas áreas o zonas que se identifican con la estructura de los elementos a describir. Los niveles son:
1. Área de identificación
2. Área de de contexto:
3. Área de contenido y estructura:
4. Área de condiciones de acceso y utilización:
5. Área de documentación asociada:
6. Área de notas:
No es necesario llegar todos los niveles en el formato pero por la ágil descripción de los fondos se solicita rellenar ciertos aspectos mínimos señalados en el formato este contiene todos los niveles de la norma
3 documento de referencia
Anexo A formato de descripción archivística
Allí encontramos el formato de descripción archivística donde aparecen todos los niveles para la descripción del archivo.
Anexo B explicación de los niveles de descripción contemplados en el formato
Allí nos explica muy detalladamente todos los niveles que se encuentran en el formulario que son:
1. Área de descripción encontramos: código de referencia, titulo, fechas de creación de la unidad de descripción, nivel de descripción, volumen de la unidad de descripción (carpetas, legajos, cajas, otros/ folios / tipo documental /No. de orden).
2. Área de contexto encontramos: nombre del productor, forma de ingreso, historia institucional/ nota bibliográfica, fechas de generación de los documentos por el productor, historia de la custodia de los documentos,
3. Área de contenido y estructura allí encontramos: resumen/ nota de alcance y contenido (lugares, nombres/ cargos, temas) , valoración- selección – eliminación, sistemas de organización, nuevos ingresos,
4. Área de condiciones de acceso y utilización encontramos: condiciones de acceso, características físicas y esta de conservación, instrumento de consulta, situación jurídica, derechos de autor normas de reproducción, lengua de los documentos,
5. Área de de documentación asociada encontramos: localización de los documentos originales, existencia de copias, unidades de descripción relacionadas con el archivo, documentación complementaria en otros archivos, bibliografía,
6. Área de notas allí se coloca información adicional de importancia que no esté en ningún otro nivel.
Anexo C. ejemplos para catálogos e índices
En este apartado encontramos una guía para elaborar estos documentos: catálogos e índices. Para la elaboración de los índices nos dice que pueden ser: cronológico, toponímico, onomástico, temático (trabajo, trámite y transición).
acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.
La diferencia de estos documentos se basa en quien las emite, las comunicaciones oficiales son emitidas o recibidas por las entidades teniendo en cuenta las funciones a las que se dedica y la correspondía los emite cualquier persona y va dirigido a la entidad.
Las comunicaciones oficiales pueden ser recibidas o producidas teniendo en cuenta las funciones que realiza la entidad, se puede utilizar cualquier medio, la correspondencia solo son recibidas por las entidades de cualquier persona que desee comunicarse con alguien es esa entidad.
NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística
En esta norma se explica cuales son las reglas para diligenciar el formato y términos de cómo se debe hacer una descripción de archivo y el formato mismo.
Esta norma recoge la última versión (en español) difundida por el Concejo Internacional de Archivos y ultimas adiciones propuestas por Colombia.
1 glosario de términos relacionados con las reglas que se enuncian para la descripción de archivos.
Allí encontramos todos los vocablos utilizados en las descripciones de los archivos; se crearon para la mejor comprensión de la norma; encontramos entre otros: expediente, acceso, fondo, organismo, procedencia, serie, subserie, tipología, unidad documental, valoración.
2. niveles de descripción,
Los niveles están distribuidos de acuerdo a ciertas áreas o zonas que se identifican con la estructura de los elementos a describir. Los niveles son:
1. Área de identificación
2. Área de de contexto:
3. Área de contenido y estructura:
4. Área de condiciones de acceso y utilización:
5. Área de documentación asociada:
6. Área de notas:
No es necesario llegar todos los niveles en el formato pero por la ágil descripción de los fondos se solicita rellenar ciertos aspectos mínimos señalados en el formato este contiene todos los niveles de la norma
3 documento de referencia
Anexo A formato de descripción archivística
Allí encontramos el formato de descripción archivística donde aparecen todos los niveles para la descripción del archivo.
Anexo B explicación de los niveles de descripción contemplados en el formato
Allí nos explica muy detalladamente todos los niveles que se encuentran en el formulario que son:
1. Área de descripción encontramos: código de referencia, titulo, fechas de creación de la unidad de descripción, nivel de descripción, volumen de la unidad de descripción (carpetas, legajos, cajas, otros/ folios / tipo documental /No. de orden).
2. Área de contexto encontramos: nombre del productor, forma de ingreso, historia institucional/ nota bibliográfica, fechas de generación de los documentos por el productor, historia de la custodia de los documentos,
3. Área de contenido y estructura allí encontramos: resumen/ nota de alcance y contenido (lugares, nombres/ cargos, temas) , valoración- selección – eliminación, sistemas de organización, nuevos ingresos,
4. Área de condiciones de acceso y utilización encontramos: condiciones de acceso, características físicas y esta de conservación, instrumento de consulta, situación jurídica, derechos de autor normas de reproducción, lengua de los documentos,
5. Área de de documentación asociada encontramos: localización de los documentos originales, existencia de copias, unidades de descripción relacionadas con el archivo, documentación complementaria en otros archivos, bibliografía,
6. Área de notas allí se coloca información adicional de importancia que no esté en ningún otro nivel.
Anexo C. ejemplos para catálogos e índices
En este apartado encontramos una guía para elaborar estos documentos: catálogos e índices. Para la elaboración de los índices nos dice que pueden ser: cronológico, toponímico, onomástico, temático (trabajo, trámite y transición).
acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.
La diferencia de estos documentos se basa en quien las emite, las comunicaciones oficiales son emitidas o recibidas por las entidades teniendo en cuenta las funciones a las que se dedica y la correspondía los emite cualquier persona y va dirigido a la entidad.
Las comunicaciones oficiales pueden ser recibidas o producidas teniendo en cuenta las funciones que realiza la entidad, se puede utilizar cualquier medio, la correspondencia solo son recibidas por las entidades de cualquier persona que desee comunicarse con alguien es esa entidad.
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